Monday, May 11, 2009

Meeting yang berkesan (1)

Assalamu'alaikum dan salam sejahtera.

Alhamdulillah,
Wassolatu 'ala rasulillah..

Semua Presiden, V.presiden, dan sahabat2 saya yang dicintai.

Pembaca yang dihormati, dikasihi dan disayangi ;)


Erm, Pernah tak korang datang satu meeting, ataupun dua ke.. tak kesah la berapa pun.. yang amat memBOSANkan?..

"Ya Allah, bila la nak hbes ni...."

"Huhu... rugi aku datang.."

Maka banyaklah hati yang bermonolog sendiri.. Berkata2 keseorangan..

Kenapa? Kerana mereka ini hadir dan dijemput.. tetapi kadang-kadang hanya berperanan sebagai tunggul kayu ataupun jam pasir yang hanya meniti waktu..


Meeting adalah discussion yang melibatkan semua orang, bukan melibatkan pihak-pihak tertentu sahaja..
Ketua perlu memainkan perana untuk menarik setiap ahli meeting untuk memberikan pendapat dan cadangan.. walau pun memang kebanyakan akan diam, tapi di situlah peranan pengerusi majlis atau sesipa yang mengawal meeting..

1) PASTIKAN SEMUA TERLIBAT!

Saya pernah menghadiri satu meeting (bukan saya konduk), yang mana sahabat saya dilantik sebagai S/u.. (katakan namanya Ali) maka dengan itu dia perlu menulis hasil perbincangan di papan hitam.. tapi alangkah sedihnya,, bila perbincangan melibatkan semua ahli dengan rancak, tetapi terlupa Ali yang mgkin hanya dilayan sebagai pembantu (bahasa baik)..

bila mana berlaku sebarang perubahan perbincangan..

"Ali, boleh tulis kot..."

"Ali, potong yang bawah tu.."

"Boleh tukar siap2 kot perkataan tu.."

Dan Ali pun hanya untuk 'menerima arahan' seterusnya..

Mungkin sahabat saya tu pendiam, tetapi x ada seorang pun yang mengambil kira atau meminta pandangannya dalam meeting tu..

"Ali, kamu macamna pulak? Xkan tulis ja.." kan ok..

(Kesian betul)

Ataupun satu meeting yang lain.. yang mungkin hanya melibatkan urusan 2 hala.. tetapi hanya headcom dan pengerusi. Di mana gunanya subcom? Perkara yang sama ana pernah lihat.. Di dalam sebuah meeting, berlaku "meeting lain' antara pengarah dan pc.. ataupun sesama Biro (Dalam masa yang lama) sedangkan ketika itu semua terlibat (maka yang lain menjadi penonton yang setia)... Datang, dengar, dan balik.

2) TETAPKAN MASA DAN IKUT KEADAAN

KES 1

"Sekarang kita buat group binding kayh? 20 minit.."

Tetapi yang hadir, sikit je.. biro ni sorang.. biro ni 2 orang.. biro ni x ada lansung.. yang menjadi masalahnya group binding tetap dijalankan.. hehe.. group binding sorang-sorang.. 20 minit kemudian dibazirkan masa dengan bersembang.. Sebab? betul2 nak ikut tentatif.. (Peliknya, tapi memang ada) Walaupun asalnya kita ingin buat “pembahagian gerak kerja”, tetapi dengan keadaan yang begini.. kita boleh menjalankan “penyatuan gerak kerja”..

KES 2

"Sekarang kita buat group binding.."

Jam menunjukkan pukul 11.30 pm. Justeru itu, semua rancak berbincang.. sampai la pukul 12.30.. Ada biro yang dah hbes berbincang (Tapi pengarah x bagi balik lagi..).. Ada yang masih rancak.. Perbincangan menjadi semakin meleret.. Benar, banyak yang insgin dibincangkan.. Tetapi, masa wajib untuk dihadkan. Jika ada yang masih ingin dibincangkan selepas masa yang dihadkan.. terpulang kepada biro masing untuk berboncang di luar meeting asal..

3) JANGAN BUAT KEDAI KOPI DALAM MEETING! JANGAN BANYAK BERBORAK!

Satu kedai.. Dua kedai.. Banyaknya kedai kopi..

Kita berada di dalam satu meeting.. mengapa perlukan satu perbincangan lain? meeting dalam meeting?
huhu..

sebab itu Mustafa Masyur mengatakan di antara pelewengan dalam mesyuarat ialah bila mana kita ada satu perkara yang kita nak katakan, atau kita nak tanyakan. dan kita menganggap perkara itu remeh atau biasa.. lalu kita diamkan.. Maka di situ kita telah menyeleweng..

Sampaikan. Apa yang terfikir dan terlintas maka lontarkan di tengah bulatan @ halaqah meeting, maka semua boleh memberikan pandangan. Di sini jugak menunjukkan hormat kita kepada Presiden atau pengerusi meeting dan juga meeting itu sendiri..

Tak kan meeting nak skema je?

Betul juga.. erm.. ketahuilah, bahawa boleh ja nak buat lawak.. nak sembang.. nak cerita.. story telling.. bedtime stories.. Hikayat 1001 malam ke.. tapi ingat.. buatlah semua tu dalam topik yang dibincangkan.. yang dapat dikongsi oleh semua ahli dalam meeting.. bukan dengan orang sebelah.. atau berbisik2 ketawa di belakang.. belajar untuk bersifat matang dalam mesyuarat..

(Sambung nantii..)

Share

2 comments:

durakhyar said...

"Ya Allah, bila la nak hbes ni...."

"Huhu... rugi aku datang.."

dialog nie sentiasa jer ada dlm otak saya bila pi meeting.Setakat nie tak pernah ada meeting yang saya pi betul2..'meeting'..

Apa yang saya perhatikan,kebanyakan meeting yg saya hadiri kesemuanya seperti yang diceritakan.Dan saya salah seorang yang 'berperanan sebagai tunggul kayu ataupun jam pasir yang hanya meniti waktu..' dalam meeting..

Saya dah cuba untuk melontarkan idea..namun kadang2 perasaan gugup saya tidak pernah reda..jadi hasilnya jadilah tunggul..

Namun alhamdulillah kadang2 Allah ilhamkan idea dan saya berani bercakap dlm meeting..

namun keseluruhannya..saya masih lagi belum dapat 'feel' dlm meeting dan mudah gugup..

Apa2 pun semoga keadaan meeting sedemekian akan berubah agar masa dapat dimanfaatkan untuk perkara yg berfaedah

Nadwan said...

:) x apa kak ji.. ana nampak us makin meingkat kehebatannya.. dan sekarang, ana rasa dah x ada kegugupan tu.. kan? alhamdulillah.. kita belajar dan terus belajar.. dan suatu hari nanti.. us yang akan konduk meeting insyaAllah ^^